L'ERP in breve: dall'ordine all'incasso
Oggi l'ordine arriva per e-mail. L'agente lo inserisce in Excel, il magazzino controlla le giacenze su carta, la produzione lo viene a sapere per telefono e la fattura la fa la contabile il giorno dopo, quando le mandano il DDT. A fine mese nessuno sa con precisione quanto ha guadagnato l'azienda su ogni ordine.
Un ERP mette tutti questi pezzi nello stesso programma. ERP significa Enterprise Resource Planning, cioè pianificazione delle risorse aziendali. In concreto è il sistema in cui ordine, magazzino, approvvigionamento, produzione, consegna, fattura e incasso sono collegati tra loro. Quando una persona fa un passo, la persona successiva vede subito cosa deve fare.
Cosa significa ERP per una PMI
Cosa significa ERP in pratica dipende dalle dimensioni dell'azienda. Per una PMI significa tre cose:
- I dati si scrivono una sola volta. L'ordine inserito dall'agente arriva a magazzino, produzione e fatturazione senza essere ricopiato.
- Vedi l'azienda in un'unica schermata. Ordini in lavorazione, giacenze sotto il minimo, fatture non incassate, consegne programmate.
- Conosci il profitto reale. I costi si sommano per ordine, per cliente o per progetto, non si stimano a fine anno.
Come si presenta un ERP nella tua giornata
Per esempio, un'azienda che vende e installa attrezzature riceve un ordine di 40 pezzi. Nell'ERP costruito da Veziv il suo percorso è questo:
Preventivo
L'agente fa il preventivo nell'ERP e lo invia al cliente dall'applicazione.
Conferma
Il cliente conferma l'ordine tramite un link. Se ha fatture scadute oltre il fido, l'ordine si blocca finché qualcuno non lo sblocca.
Magazzino e approvvigionamento
Il programma vede cosa manca a magazzino e propone ordini al fornitore più economico.
Produzione o assemblaggio
Ciò che si fabbrica riceve distinta base, materiali riservati e attività assegnate alle persone.
DDT e consegna
Il DDT si genera dall'ordine e parte per e-mail. La consegna compare nel calendario della giornata.
Fattura e incasso
La fattura si collega al DDT, e l'estratto conto si abbina da solo alle fatture aperte.
Alla fine l'ordine ha un costo reale: materiali, manodopera, trasporto. Lo vedi per centri di costo e nei report.
Cosa collega un sistema ERP in azienda
Ogni azienda ha una combinazione diversa. I moduli più richiesti nei progetti Veziv sono:
- Vendite e documenti commerciali: ordini, DDT, proforma, controllo del fido, profitto per agente.
- Approvvigionamento e magazzino: giacenze per magazzino e ubicazione, NIR (nota di ricevimento), etichette con codice a barre, inventario, avvisi di scorta minima.
- Produzione: distinte base, lotti, consumo di materiali, costo di ogni prodotto.
- Finanza e contabilità: fatture, e-Factura scaricata in automatico dallo SPV, collegamento con SAGA, NextUp, SmartBill o FGO.
- Incassi e banca: estratti conto importati in automatico e abbinati alle fatture, scaduti, solleciti di pagamento.
- Flotta e macchinari: documenti, avvisi di scadenza dell'RCA e della revisione (ITP), GPS, carburante.
L'elenco completo dei collegamenti con altri programmi è nella pagina integrazioni e automazioni.
ERP, CRM e programma di contabilità
I tre si confondono spesso. Il programma di contabilità tiene la parte fiscale: bilancio di verifica, dichiarazioni, registri. Il CRM segue il rapporto con i clienti fino alla vendita (leggi cosa significa CRM). L'ERP si occupa di tutto ciò che succede dopo che il cliente ha detto sì.
Nell'ERP di Veziv, il programma del commercialista resta la fonte per articoli, partner e fatture fiscali. La sincronizzazione va in entrambe le direzioni, con una schermata di conferma prima che i dati importati entrino nell'ERP. La contabile non cambia il programma con cui lavora.
Quando un'azienda ha bisogno di un ERP
I segnali arrivano di solito nello stesso ordine:
- la stessa cosa si scrive due o tre volte, in Excel, per e-mail e nel programma di fatturazione;
- non conosci le giacenze reali senza telefonare al magazzino;
- consegne o fatture si perdono tra una persona e l'altra;
- scopri che un ordine è andato in perdita solo a mese chiuso.
Se ne riconosci due, un ERP ti aiuta. Non devi partire con tutto. Molti clienti iniziano con vendite e magazzino, poi aggiungono la produzione o la flotta.
Da dove cominci
Il primo passo è annotare come circola oggi un ordine nella tua azienda, dalla richiesta all'incasso. Con questo schema progettiamo il sistema, e i passi sono descritti in sviluppare un CRM, un ERP o un'app mobile da zero. Due ERP che abbiamo consegnato, per aziende molto diverse, li trovi in esempi di ERP, e il resto in i nostri progetti.
Vuoi vedere l'ERP su un esempio del tuo settore? Scrivici e ti facciamo una demo.